Vamos a hablar de la gestión administrativa de contratos, centrándonos en los contratos de compra. 

Algo que muchas veces se nos olvida es la importancia del archivado y la salvaguarda de los contratos. 

Debemos entender que un contrato es algo más amplio que un papel escrito y firmado, ya que detrás de ese escrito existen muchas conversaciones, anteriores y posteriores.  

También existen muchos acuerdos no escritos que atienden a circunstancias generales, como puede ser un cambio de tarifa, a circunstancias particulares, como puede ser un retraso puntual en una entrega o ambas. 

Igualmente entendemos por información contractual a toda aquella legislación que vaya a afectar a nuestra relación con el proveedor. 

Por lo tanto, atendiendo al tipo de documentación utilizada podemos archivar: 

  • Contratos marcos, aprobados y firmados por ambas partes dónde se recojan las condiciones generales del servicio: 
    • Definición del producto o servicio. 
    • Condiciones logísticas. 
    • Variables que afecten la cantidad y el precio que deba ser facturada.  
    • Condiciones de pago. 
    • Legislación vigente. 
    • Garantías de cumplimiento. 
  • Adendas que modifiquen en todo o en parte el contrato marco. 
  • Todos los e-mails con actualizaciones de tarifas y condiciones extraordinarias no contempladas en el contrato marco. 
  • Registro de llamadas en las que se haya negociado alguna condición no registrada por escrito. 
  • Seguimiento de negociaciones con anotaciones sobre propuestas rechazadas y por qué, acuerdos alcanzados, hitos de la negociación, etc. 
  • Incidencias en factura, qué las provocó y cuál fue el resultado final que las resolvió. 

El objetivo debe ser siempre el de poder validar, en todo momento, la facturación de nuestros proveedores, de tal forma que evitemos confrontaciones en caso de discrepancias y podamos invertir nuestro tiempo en la gestión de la compra. 

 

Es importante en la gestión de contratos la adecuación de los sistemas informáticos a las condiciones negociadas, para que exista un control automático de la facturación.  

 

Con esto conseguiremos, tanto provisionar el gasto en el momento en el que se produzca un pedido, como garantizar que no existan divergencias significativas por efecto de facturas o abonos extraordinarios. 

Sin embargo, hay que aclarar que la configuración del sistema no puede condicionar la naturaleza de la negociación, de tal forma, que tenemos que convivir con cierto control manual por negociaciones que no puedan “encajar” en estructuras estandarizadas. 

 

Por otro lado, nuestro sistema de compra tiene que ser capaz de almacenar la información relativa a: 

  • Presupuestos de compra 
  • Pedidos realizados 
  • Recepciones valorizadas por sistema 
  • Facturas recibidas 
  • Conformación de factura 
    • Facturas conformadas 
    • Discrepancias localizadas 
    • Cargos o abonos que resuelvan las discrepancias 
  • Cargos o abonos por condiciones fuera de factura 
  • Contabilización de facturas, cargos y abonos 
  • Pagos 
  • Conciliación de pagos 

 

Realizar auditorías por personal especializado en la gestión de contratos dará la seguridad de que todo el proceso funcione correctamente, que los sistemas estén bien parametrizados y que no existen situaciones puntuales que se queden fuera de la negociación que generen pérdidas económicas o conflictos con los proveedores. 

 

David Hernández Romeo

Socio de ACFYD ANALISIS, S.L.

AHDA Analytics Insight