La estandarización de contratos es un proceso mediante el cual se crean modelos o plantillas de contratos que siguen un formato, estructura y términos predefinidos.
La decisión de estandarizar los contratos en un área de gasto suele tomarse para optimizar la gestión de recursos. También se hace para mejorar la eficiencia en el manejo de acuerdos con proveedores y socios.
Es por ello que, para decidir si la estandarización de contratos es la mejor opción tenemos que analizar las ventajas e inconvenientes de la misma.
Dentro de las ventajas podemos destacar:
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Consistencia y Homogeneidad:
La consistencia simplifica la comprensión y el manejo de los contratos. Esto se aplica tanto para los empleados como para las partes externas, reduciendo el riesgo de ambigüedades o malentendidos.
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Eficiencia en la Creación y Gestión:
Las empresas pueden formalizar acuerdos más rápidamente y reducir la carga administrativa. Esto le permite los equipos legales y comerciales enfocarse en actividades más complejas y personalizadas.
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Facilidad en la Revisión y Aprobación:
Los procesos de revisión y aprobación se vuelven más rápidos y eficientes. De esta manera se reduce el tiempo que tarda un contrato en ser validado y firmado.
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Mejora en el Archivo y Acceso a la Documentación:
Mejora la capacidad de búsqueda y recuperación de contratos, permitiendo que la información relevante esté disponible de manera rápida y precisa cuando se necesite.
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Optimización en el Análisis de Datos y Cumplimiento:
Las empresas pueden realizar auditorías, evaluaciones de cumplimiento y análisis de rendimiento con mayor facilidad. De igual manera, pueden implementar modelos predictivos más precisos gracias a la uniformidad en los datos.
En contraste, tenemos que remarcar las siguientes desventajas:
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Dificultad en Adaptar la Estandarización a Todos los Tipos de Contratos:
Las empresas suelen gestionar una amplia variedad de contratos. Es decir, adaptar un único formato estandarizado que cubra todas estas necesidades puede ser complicado, por lo que suele ser necesario desarrollar múltiples modelos de contratos estandarizados.
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Pérdida de Flexibilidad:
Las negociaciones que requieren personalización y términos específicos pueden verse afectadas, haciendo que algunos acuerdos sean más difíciles de cerrar. De hecho, esto suele suceder si el formato estandarizado no se ajusta bien a las necesidades del cliente o socio.
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Complejidad en la Gestión de Excepciones:
Gestionar estas excepciones requiere procesos adicionales que pueden desvirtuar el objetivo de simplificación de la estandarización, generando retrasos y aumentando la carga administrativa.
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Posible Reducción en la Calidad del Análisis de Datos:
La estandarización puede introducir sesgos al excluir información no estándar que podría ser relevante. Esto podría resultar en modelos que favorecen resultados predecibles y no capturan adecuadamente la diversidad de casos.
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Desfase entre la Estandarización y la Práctica Comercial:
La estandarización de contratos puede quedar desfasada respecto a las prácticas comerciales o acuerdos informales que no se reflejan completamente en el contrato. Las facturas que deben reflejar condiciones más dinámicas pueden no encajar bien con los términos estandarizados de un contrato. Esto genera inconsistencias y la necesidad de aclaraciones adicionales.
En conclusión, la estandarización de contratos puede ser una decisión beneficiosa para empresas que buscan eficiencia, consistencia y control en su gestión contractual, especialmente en áreas de gasto con altos volúmenes de contratos similares.
Sin embargo, puede no ser la mejor decisión para áreas de gasto que necesitan flexibilidad y personalización en sus acuerdos.
Por lo tanto, una buena práctica es adaptar la estandarización para que tenga cierto grado de flexibilidad, consiguiendo aumentar los beneficios de ésta, mitigando, en parte, los perjuicios de la misma.
Sin duda, conocer cuáles son los puntos donde se generan las incidencias, y cuáles son las condiciones que necesitan de mayor aclaración en la interpretación de las facturas, ayuda en la generación de contratos con la mayor estandarización posible, pero manteniendo el grado de flexibilidad necesario para evitar pérdidas de eficiencia en la aplicación de los mismos.
Esto se puede conseguir a través de empresas especializadas en los circuitos financieros de los contratos.
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