Con análisis por medias me refiero al control que se realiza sobre una cuenta de gasto que consistente en establecer KPIs que avisen sobre movimientos que salgan sobre la media, una vez establecido un margen de tolerancia.
Es el control más utilizado en áreas en las que el gasto tiene poca visibilidad o es complejo de revisar.
Gracias a las nuevas tecnologías de machine learning, el análisis por medias, tradicionalmente establecido sobre muestreos de población, se está amplían para que sea capaz de controlar la totalidad de los movimientos de una cuenta.
Además, el empleo de la matemática y la estadística está permitiendo implementar algoritmos de búsqueda capaces de predecir con mayor exactitud la existencia de un movimiento erróneo.
Como puntos fuertes del análisis por medias podemos destacar:
- Sencillo de implementar
- Puede generar KPIs que permitan un control continuo
- La utilización de las nuevas tecnologías y el empleo de algoritmos reducen el sesgo que existe al controlar en torno a una media.
No obstante, existen limitaciones que afectan a este tipo de control:
- El uso de medias con márgenes de tolerancia supone la identificación de muchos falsos positivos.
- La implantación de algoritmos es compleja y se necesitan perfiles especializados en la materia para evitar errar en el control.
- Todos los movimientos que entren dentro del margen de tolerancia se quedan fuera del análisis, por lo que no se identifican las incidencias recurrentes que por separado no superan dicho margen.
En el siguiente ejemplo simplificado, tenemos una cuenta con:
- 2.334 facturas
- Importe medio histórico de 1.815,61€
- Gasto anual de 4.237.629,33€
Si incluimos un margen de tolerancia del 0,1%, nuestro análisis por medias nos permitirá:
- Verificar todas las facturas que entren en el sistema por encima de 1.817,42€
- Y aquellas que sean inferiores a 1.813,79€
Gráficamente:
En cambio, un análisis de Contratos y Gastos consiste en la revisión de la totalidad del proceso de la compra o el gasto que, a su vez, permita el análisis de cada uno de los parámetros que definen cada uno de los movimientos.
Esto es, delimitar el precio facturable en función de los contratos, legislaciones o condicionados aplicables.
Así como la cantidad en función de las variables que impliquen del producto o servicio recibido.
De esta forma cada movimiento es examinado de forma independiente.
Ventajas del análisis de contratos y gasto:
- Control del 100% de los movimientos
- Eliminación de sesgos de tolerancia
- La tecnología es una herramienta, pero existe un control humano sobre el resultado.
Limitaciones del análisis de contratos y gastos:
- Mayor implicación de los analistas
- Análisis menos escalables
- Necesidad de mayor y más fiables fuentes de datos
En el caso del ejemplo anterior, realizando un análisis de contratos, se hubiera detectado que se estaba facturando desde un primer momento un precio que incluía el IVA, por lo que existía una desviación en todos los movimientos, que impedía ser detectada por el análisis de medias.
A nivel gráfico:
En ACFYD Análisis combinamos los 2 tipos de análisis permitiéndonos:
- Revisar el 100% de los movimientos, cuando la información disponible es lo suficientemente amplia y fiable
- Detectar movimientos con posibles ineficiencias a través de:
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- Aplicación de algoritmos generados por nuestra experiencia
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- Empleo de márgenes de tolerancia estrechos
Socio de ACFYD ANALISIS, S.L.
