Cómo mido el éxito de una auditoría de recuperación

Cómo mido el éxito de una auditoría de recuperación

Me pongo a escribir sabiendo que, tal vez, lo más complicado no es medir el éxito, sino entender el significado de auditoría de recuperación.

El concepto viene del inglés “Audit recovery”.

Por definición primigenia de auditoría: una actividad orientada a la revisión y verificación, que funciona como una herramienta para brindar tranquilidad al confirmar que los procesos se llevan a cabo de manera ordenada y conforme a las normas establecidas. Pero con un enfoque muy concreto: El hallazgo.

Hay hallazgo sólo si consecuentemente deriva en una pérdida económica:

No es un hallazgo significativo si el importe no puede recuperarse.

Es un hallazgo significativo si el importe puede recuperarse.

Con esta breve aclaración me gustaría, además, definir:

Tiempo pasado: es una auditoría que tiene como perímetro datos antiguos, no emplea recursos del día a día. Usa los datos de una foto evitando que la premura del presente oculte la realidad detrás del proceso.

Ingreso extraordinario: es una auditoría que se paga con el dinero que ayuda a recuperar, transformándose en una forma de generar ingresos para la empresa en lugar de representar un gasto.

Hallazgos en simultáneo: es una auditoría holística, que implica a diferentes áreas de la empresa para obtener un todo que permite analizar el proceso en su conjunto.

Eficiencia: es una auditoría que impulsa la mejorara de los procesos y, si hace falta, la adaptación de los procedimientos, para reducir pérdidas, minimizar errores y hacer un uso más rentable de los recursos.

Ahora toca hablar del modelo de facturación a éxito:

No todas las auditorías de recuperación se utilizan para obtener ingresos extraordinarios, de hecho, la mayoría de ellas buscan debilidades en procesos, que una vez corregidas, ayudan a reforzar y asegurar los mismos.

Sin embargo, debido al enfoque en la recuperación, es habitual trabajar bajo el amparo de tarifas variables a éxito: los proveedores del servicio facturan un porcentaje sobre el importe localizado o recuperado.

Hay que tener en cuenta:

No es lo mismo:

- Importe localizado: lo que encuentro como pérdida en el pasado.

- Importe recuperable: lo que, una vez revisado internamente, clasifico como recuperable. Implica limpiar de posibles falsos positivos los hallazgos localizados.

- Importe recuperado: lo que realmente ingreso o compenso:

- - Importe ingresado o descontado directamente del proveedor.

- - Importe compensado contra alguna negociación comercial extraordinaria con el proveedor que garantiza un ahorro futuro.

- - Ahorro futuro real que provenga de la corrección del proceso, aunque el hallazgo se haya clasificado como irrecuperable.

Cuanto más tengo que pagar, más dinero estoy ingresando.

Entonces, ¿mido el éxito de la auditoría por el importe recuperado?:

No.

A pesar de su enfoque centrado en la recuperabilidad, se deben definir los objetivos para los que se contrata:

Detecto una debilidad y quiero medir su impacto.

Tengo un proceso consolidado y quiero certificar su funcionamiento.

Trabajo con analistas de datos y quiero una visión externa.

Tengo que realizar un trabajo específico y necesito un equipo de apoyo.

Quiero incrementar el presupuesto de mi departamento.

Exceptuando en el último punto, en el resto, el importe recuperado es la forma en la que financio el proyecto, no la finalidad de este.

Pensando en negativo:

No puedo medir el éxito por lo que pago, ya que, cuanto menos pago, menos ingreso.

Si en el informe no aparece ninguna incidencia, tampoco me fío del todo. Puede ser que la auditoría no haya ido lo bastante al fondo.

Que el proveedor me ofrezca una tarifa baja no es sinónimo de éxito; normalmente quiere decir que va a dedicarle menos tiempo y recursos, y así es difícil saber si la auditoría ha sido realmente útil.

Entonces: ¿Cómo mido el éxito de una auditoría de recuperación?:

Primero, la experiencia que demuestra el equipo que se encarga del trabajo. No es lo mismo un grupo que sabe lo que hace y cómo hacerlo bien.

Luego, el número de dudas o preguntas que me surgen a partir de los informes que me entregan. Si me hacen pensar, es señal de que el análisis ha sido profundo y detallado.

También valoro mucho las oportunidades de mejora que detecto después de la auditoría.

No puedo olvidar la independencia del equipo: necesito confiar en que sus conclusiones son objetivas y sin influencias.

Por supuesto, la carga de trabajo extra que me genera la auditoría también cuenta, especialmente si no veo que aporte mejoras reales.

¿Me han sorprendido los resultados?: no contrato una auditoría para confirmar lo que ya sé, sino para descubrir pérdidas ocultas que no conocía.

Y, por último, valoro mucho que me acompañen hasta la recuperación efectiva. Al fin y al cabo, quien detecta la incidencia es quien mejor puede explicarla y ayudar a solucionarla.

En definitiva, medir el éxito de una auditoría de recuperación va mucho más allá del importe recuperado. El verdadero valor reside en la capacidad de descubrir oportunidades de mejora, fortalecer los procesos y aportar tranquilidad y confianza en la gestión empresarial.

Quiero acabar con un cuadro en espejo que muestre los resultados meramente económicos desde 2 prismas diferentes:

El primero analiza la negociación con 5 proveedores de servicio diferentes, el resultado obtenido, y cuánto he pagado por ello.

El segundo mira detrás del espejo y muestra el resultado real:

Falsos positivos: importes localizados que he tenido que descartar por no ser reales o por no ser recuperables: la diferencia entre localizado y recuperado. Mide la eficacia de la auditoría.