Auditoría de contratos y gastos: Revisión, a través del análisis de datos, de la aplicación del 100% de las cláusulas económicas de los acuerdos pactados entre proveedores y clientes

 

No hay más que revisar los contratos que todas las empresas tienen con proveedores, colaboradores, arrendadores etc. para darse cuenta del volumen que suponen y el compromiso que acarrea cada uno de ellos.

La situación se hace más compleja al existir diferentes tipos de condiciones, formatos, vigencias y cláusulas.

A través del análisis de datos, ACFYD revisa la correcta aplicación de las condiciones negociadas con los proveedores y acreedores con el objetivo principal de localizar incidencias que supongan menor ingreso o un mayor gasto al realmente pactado entre las partes.

La auditoría de contratos y gastos se puede prolongar entre 3 y 5 meses dependiendo del volumen de la documentación para revisar, aunque en ocasiones el servicio se prolonga por períodos más largos e incluso pasa a formar parte de la estructura de control interno de las compañías que lo contratan.

A modo de ejemplo, exponemos el siguiente caso de éxito:

El proyecto nos lo propone un cliente del sector retail, especializado en tecnología, con una facturación anual de 250m de euros.

Hablamos de un sector caracterizado por el dinamismo de los precios, productos afectados por rápidas depreciaciones, ciclos de vida de producto muy cortos, alta concentración de proveedores…

Teniendo en cuenta los problemas que tenía nuestro cliente para poder controlar todas esas variables, la propuesta de ACFYD fue realizar un análisis al 100% de la correcta aplicación de las condiciones comerciales negociadas con los proveedores para localizar incidencias que supongan una pérdida económica por la no emisión de rápeles, errores en las protecciones de stock o sobrepagos de facturas por descuentos no aplicados.

Esta fue la metodología aplicada en la resolución del caso:

  • Adquisición de datos:Recopilación de la información contable necesaria para reconstruir la situación del momento de análisis.
  • Tratamiento informático: Conversión a herramienta de trabajo bajo los modelos de análisis desarrollados por ACFYD.
  • Análisis 100% de transacciones: No desarrollar el análisis sobre muestras significativas, sino sobre la totalidad de transacciones.
  • Presentación de informe de incidencias para validación interna: Detalle de incidencias detectadas por ejercicio, concepto e importe.
  • Contacto con los proveedores para confirmación de incidencias: Comunicación a los proveedores de los detalles de incidencias para que procedan a su revisión y confirmación de las incidencias.

 

El resultado del análisis fue la recuperación por parte de nuestro cliente de 600.000 euros en los dos años que duró el proyecto.

El origen de los importes se debe fundamentalmente a debilidades localizadas en los procesos administrativos del cliente. La consecuencia, pérdidas desconocidas que, una vez realizado el análisis y detectados los orígenes de las mismas, se convirtieron en ingresos extraordinarios.

A modo de resumen, el proyecto ha supuesto una larga lista de consecuencias, de las que nosotros destacamos las siguientes:

  • Operativas:
    • Mejora de los procesos administrativos de las compras del cliente
    • Mayor control sobre todo ello
    • Reducción de conflictos/incidencias con proveedores en medio/largo plazo
    • Mejora de la relación con proveedores a medio/largo plazo
  • Financieras:
    • Ingreso extraordinario que retribuye el proyecto
  • Contractuales:
    • Afianzamiento de la relación contractual
    • Redefinición de cláusulas de contrato, consiguiendo contratos más claros y menos interpretativos